Наставничество на складе

 Знакомая ситуация. На складе высокая текучесть персонала. Приходит на склад кладовщик №2. Его прикрепляют к кладовщику №1. У кладовщика №1 заработная плата считается от выработки (количества обработанных заказов, позиций, штук или иного показателя). Кладовщик №1 теряет производительность, нервничает, учит кое-как кладовщика №2. В итоге получаем:

• нервного кладовщика №1;
• плохо обученного кладовщика №2;
• увеличение ошибок, которые генерирует кладовщик №2;
• потерю эффективности кладовщика №1;
• увеличение нагрузки на сотрудника по разбору претензий \ недостачи.

👀 "Михалыч, вот тебе мы парня нашли. Обучи его быстро и пусть работает. Тебе в помощь берем. Учи давай". Знакомо?

⏯Теперь вопрос - кто такие Наставники на складе и какую функцию они (наставники) выполняют?

✋Кто такие Наставники?

• Наставник, это специально выделенный сотрудник, в чьи задачи входит обучение новых сотрудников и выведение их на заданную эффективность.
• Наставник владеет актуальными инструкциями, чтобы обучать сотрудников правильному выполнению процессов (а не как исторически сложилось).
• Наставник имеет право принимать решения по сотруднику, на основании набора эффективности и качеству работы, так как постоянно контролирует новых сотрудников на этапе адаптации.
• Наставник понимает все складские процессы, что позволяет видеть процесс "сверху".
• Наставник - это носитель знаний и опыта, которые передает сотрудникам в ходе своей работы.

👆Какие показания для введения постоянного Наставничества, отдельным сотрудником:

• Текучесть персонала.
• Специализированные бизнес-процессы, которые требуют контроля на этапе введения в должность (например, работа с термолабильным товаром).
• Потребность за короткое время выйти на высокие показатели эффективности (например, за 3 дня выйти на скорость сборки, не менее 100 строк\час).
• Принудительная ротация персонала (вывод из штата сотрудников и ввод новых).

👉Наиболее частые вопросы:

Может ли быть Наставником сотрудник, например, сборщик товара? Да, может быть. Только Вы уверены, что сборщик сможет обучить качественно нового сотрудника? Специально обученный сотрудник, например, Технолог склада, тратит время, описывает правильное выполнение процесса; и новый сотрудник, который понимает информацию со слов другого плохо обученного сотрудника.

Должен ли Наставник знать все складские процессы или только конкретный процесс (например, комплектация). Мое мнение - Наставник должен знать все процессы, чтобы понимать их взаимосвязь и пояснять новым сотрудникам. Кого мы берем на склад? Мы же не берем выпускников института Комплектации и Упаковки. Мы берем людей разных специальностей, профессий, возрастов. И, например, слесарю Иванову, который не понимает почему товар А надо упаковать в коробку, в товар в конверт, надо разъяснить особенности процесса.

Какими инструментами должен пользоваться Наставник? Все зависит от уровня технологичности компании. В идеале у Наставника должен быть и инструмент электронного тестирования и электронного обучения, тестовый стенд для обучения персонала, доступ к отчетам (чтобы контролировать эффективность сотрудников).

Когда Наставник всех обучил, что делать с Наставником, увольнять? Наставник, повторюсь, это носитель знаний и опыта. Хороший Наставник поможет сделать хронометраж, описать \ актуализировать инструкции, провести аналитику.

Какими качествами должен обладать Наставник? Основные качества: способность ясно излагать в доступном виде информацию для других сотрудников; доброжелательность и позитивный эмоциональный настрой; педагогические навыки; работа со складским оборудованием (терминалы, компьютер).

Какие еще функции у Наставника? Одним из важных моментов, считаю, это привитие новым сотрудникам ценностям, корпоративной культуре компании.

Как Наставник оценивает новых сотрудников? Для нового сотрудника должен быть план адаптации; критерии эффективности (например, за неделю новый сотрудник должен с 15 отборов в час, перейти на 100 отборов).

😶 На одном из складов в Турции, где мне довелось быть, экскурсию на складе проводил сотрудник HR, занимающийся наставничеством. Меня поразило несколько вещей:

• глубина знаний сотрудником HR специфики работы компании;
• уровень вовлеченности наставника в процессы.

Через Наставника этой компании, проходило базовое обучение всех новых сотрудников. Вы скажите, наверное компания маленькая и текучесть персонала не высокая. Отвечу - компания не маленькая, а текучесть действительно не такая и большая.  

Для меня это был разрыв шаблона, так как в HR привык видеть (без обид) сотрудников, которые выполняют очень узкий функционал.

😶 На одном из тренингов, проводился интересный конкурс. Группа из 5-ти сотрудников выбирала лидера. Только лидеру показывался чертеж, по которому требуется собрать палатку. Лидер по цепочке транслировал информацию (лидер -> сотрудник 1,  сотрудник 1 -> сотрудник 2, сотрудник 2 -> сотрудник 3, сотрудник 3 -> сотрудник 4, сотрудник 4 -> сотрудник 5). Сотрудник 5 должен собрать палатку. И как понимаете, не собирает. Потому что при передаче информации от этапа к этапу, точность выполнения процесса снижается.

😶 Есть wms в которой работает контроллер. Контроллер умеет двигать "мышкой" и клавиатурой. Контроллер не знает о "горячих" клавишах. В среднем контроллер обрабатывает заказ 1 минуту. С использованием "горячих" клавиш, скорость контроля вырастает до 45 секунд. И кто-то же должен рассказать контроллеру о том, как увеличить свою скорость?

О дронах летающих по складу

 

Все чаще и чаще начинают появляться статьи об использовании дронов в складах, для проведения инвентаризации складских остатков. Ниже есть ссылка, как в реальных условиях используется дрон.

Для меня данная технология неоднозначная:

➕

• для больших паллетных складов поддержание точности размещения это важная задача и именно этот сегмент является основным потребителем.
• дрон позволяет выполнить часть методик инвентаризации (товар на своем месте или нет, ячейка числящаяся по системе пустой - занята или нет).
• дрон может провести инвентаризацию за короткое время, не отрывая основной персонал от работы.

➖

• дрон (мое предположение) не эффективен для складов с полочными системами хранения.
• паллеты должны быть маркированы и размещаться стороной с этикеткой наружу, чтобы дрон их просканировал.
• время работы дрона ограничено и требуется или длительный цикл заряда аккумулятора или иметь сменные аккумуляторы.
• кто-то должен контролировать дрон (менять аккумуляторы; задавать план облета; фиксировать точку с которой дрон взлетает и куда должен приземлиться и т.п.).
• дрон не безопасен для людей (если кто-то сунет пальцы в пропеллеры).

В конкретном видео, для меня не однозначно была понятна технология. Если я правильно понял, то дрон просто снимает видео, которое передается потом сотруднику склада. Тогда вопрос - что делать с данным видео? Смотреть видео и сверять товар по данным wms с данными видео? Если так, то это сырой продукт.

Главное в видео для меня то, что я уверен, что через три - четыре года, технология проведения инвентаризации на складах (паллетных, площадью более 5000 кв.м.) с использованием дронов, будет достаточно обыденной.

Приемка товара. Прием неполных заводских коробов.

Во время заказа товара у поставщика, закупщик принимает решение о закупаемом количестве исходя из потребностей в пополнении остатков склада. Как это может выглядеть? 

• на складе хранится 120 штук товара А (в заводском коробе 50 штук; т.е. хранится 2 заводских короба и 20 штук россыпью).
• рекомендуемый товарный запас товара А - 150 штук.
• закупщик принимает решение о закупке 30 штук товара.

Товар доставляется на склад (30 штук). Какие проблемы возникают (например)?

1. Приемщик может принять неполный короб, как полный.
2. Для хранения товара требуется дополнительный короб.
3. Россыпь товара сложнее хранить на полке.

Остановимся на вопросе учета не полный коробов. Какие есть простые решения для приемного отдела.

№1 Маркировка короба сигнальной этикеткой.

Заранее печатаются, на небольшой термо-этикетке, специальные этикетки "НЕПОЛНАЯ". На короба, которые поступили неполными на склад, наклеиваются этикетки и вписывается реальное количество товара.

Для быстрой идентификации, этикетку можно делать цветную, чтобы "бросалась" в глаза.

№2 Ручная пометка

Приемщик пишет на коробке (маркер, фломастер, ручка) реально количество товара.

В практике, удобнее вариант №1, наклеил и сделал пометку.

Команда наедается двумя пиццами

Пару недель назад я писал про группу, которая подключается для внедрения wms. Задумался о количестве привлекаемых сотрудников для проекта. И вспомнил про Амазон и правило "группа на две пиццы", о чем пойдет ниже речь.

В первые дни существования Amazon Джефф Безос установил правило: каждая внутренняя команда должна быть достаточно маленькой, чтобы её можно было накормить двумя пиццами (максимальное количество людей в группе - 6-7 человек; хотя я и сам могу съесть одну пиццу 😉). 

Правило фокусировалось на достижении двух целей — эффективности и масштабируемости

• небольшая команда тратит меньше времени на управление расписаниями
• больше времени выполняет поставленные задачи. 

В крупнейшем в мире онлайн-ритейлере работает много небольших команд, и все они должны уметь работать вместе, и иметь доступ к общим ресурсам компании. Это именно то, что, по словам аналитика Бенедикта Эванса, превращает Amazon в «машину, которая создаёт машину».

👉От чего отталкивается правило:

№1 При увеличении команды общение ухудшается. 

Для подсчета количества связей в группе, используется простая формула: = (количество людей * (количество людей - 1)) / 2

Подставим цифры 

а) для команды из 10 людей

= 10 * (10 - 1) / 2 = 45 связей

б) для команды из 20 людей

= 20 * (20 - 1) / 2 = 190 связей

Затраты на координирование растут быстро и производительность команды и каждого сотрудника в отдельности, снижается (чем больше группа, тем с большим количеством трудностей сталкиваются ее участники).

№2 Большой размер команды делает сотрудников самонадеянными. 

Эксперименты Ю.Стааса с конструкторами Лего, показывают, что команде из двух человек понадобилось 36 минут на сбор конструкции, а команде на 4 участника - 52 минуты.

Итого (мое видение):

1. Размер команды не должен выходить за 10 сотрудников.
2. Должен быть костяк команды. Остальные сотрудники компании, могут выступать, как эксперты.
3. Требуется заранее продумать вопросы коммуникации между сотрудниками (особенно, если это распределенные команды).

Программы - помощники. GreenShot.

Из моего набора программ, которые упрощают работу.

Программа для снимков с экрана - GreenShot. С программой познакомился N лет назад, когда искал замену стандартному инструменту в windows. Программа с первых минут использования поразила своей простотой и функционалом.

Программа позволяет делать снимки, как всего экрана, определенной области, определенного окна, предлагая сохранить или отредактировать снимок.

Для редактирования снимков доступны простые инструменты:

• выделить область;
• сделать стрелку;
• подчеркнуть;
• закрыть область...

И это не все инструменты 👀

Снимок можно, как сохранить, так и отправить сразу в другое приложение.

Инструмент замечательный. Рекомендую всем для использования. 

Кстати, есть portable версии для тех, у кого стоит ограничение на самостоятельную установку приложений на компьютер.

Байки из логистики (ИТ-ники на складе)

 Где-то в 2016 году, на одной из встреч с программистами, задал вопрос "Как вы представляете себе работу склада". Один из программистов описал ее так: товар приняли, потом отгрузили, все просто и понятно.

Впоследствии, все новые сотрудники ИТ департамента (спасибо его руководителю, Р.Л.), обязательно проходили экскурсию по розничному складу, чтобы понять в чем заключается работа склада, какие процессы существуют, какие специалисты участвуют в обработке заказов, каким оборудованием пользуются сотрудники. И, могу отметить, что это давало весомый результат в дальнейшей совместной работе.

Сейчас склад это сложный технологический комплекс (оборудования, технологий) со своими правилами администрирования и управления. Время руководителей складов, которые не умеют работать за компьютером, не интересуются изменениями в управлении персоналом, безвозвратно канули в лету.

👀 Согласно недавнему исследованию, проведенному McKinsey, инвестиции в логистические стартапы в 2019 году составили почти 30 млрд долларов.

Выбор wms. Кого берем с собой в разведку?

 Отгремели весенние тендера. В воздухе разлился запах перемен. По компании брошен клич формирования рабочей группы для внедрения wms. ТОП руководитель назначил сакральную жертву, которой вручены "погоны" руководителя внедрения wms.

Руководитель внедрения должен сформировать рабочую группу, которая будет в большей или меньшей степени, обеспечивать запуск wms.

Давайте вспомним основные этапы внедрения:

• Планирование проекта. На этом этапе наиболее часто происходит сбор сведений для документа as-is и формирование функциональных требований.
• Подготовка системы. На этом этапе Исполнитель выполняет доработку \ настройку wms.
• Обучение и приемочное тестирование. На этом этапе рабочая группа принимает результаты предыдущего этапа.
• Запуск системы в эксплуатацию. Это промышленный старт проекта.

Теперь давайте предположим, исходя из работ каждого этапа, кто из рабочей группы нам нужен: 

• Планирование проекта. На этом этапе наиболее часто происходит сбор сведений для документа as-is и формирование функциональных требований.
• Участники рабочей группы: руководитель склада, технолог, будущий администратор wms,  ИТ специалист.
• Подготовка системы. На этом этапе Исполнитель выполняет доработку \ настройку wms.
• Участники рабочей группы: на этом этапе, обычно, рабочая группа знакомится с документами от Исполнителя и отвечает на вопросы-уточнения от Исполнителя.
• Обучение и приемочное тестирование. На этом этапе рабочая группа принимает результаты предыдущего этапа.
• Участники рабочей группы: руководитель склада, технолог, будущий администратор wms,  ИТ специалист
• Запуск системы в эксплуатацию. Это промышленный старт проекта.
• Участники рабочей группы: руководитель склада, технолог, будущий администратор wms,  ИТ специалист, ключевые сотрудники склада.

Руководителя проекта не включаю в список, так как он присутствует на всех этапах.

Какие требования выдвигаем к участникам рабочей группы?

1. Вовлеченность в процесс.
2. Готовность к изменениям (процессов).
3. Готовность к поглощению больших объемов новой информации.

👀 на что обращаем внимание:

1. Определить лицо принимающее решение. Кому доверяем принимать спорные решения.
2. Количество участников рабочей группы - не делать более 7 человек. Потому что, чем больше людей, тем больше вероятность "балагана".