Компетенции старшего смены склада

 У каждого руководителя склада есть "звездный" облик старшего смены. Не стал исключением и я, сформировав "портрет" такого менеджера 👵.

👆ТРЕБОВАНИЯ К ДОЛЖНОСТИ

• Стаж работы от 2-х лет в логистике.
• Образование: высшее.
• Профессиональные качества:
• Коммуникабельность.
• Умение работать с персоналом (вовлечение, организация).
• Работа с компьютером.
• Знание принципов складской работы.

👆ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ

• Организация работы персонала (смены).
• Обеспечение выполнения заказов:
• Оперативное управление персоналом (отслеживание простоев, перемещение персонала между зонами).
• Обеспечение ТМЦ (расходные материалы; ножи \ ручки - персонал смены).

👆КОМПЕТЕНЦИИ

• Управление персоналом (рациональное использование ресурсов; изменение поведения сотрудников).
• Управление процессом (эффективное управление процессом обработки заказов).
• Управление изменениями (формирование и вынесение новых изменений, оптимизации процессов).
• Ответственность (гибкость и ответственность в выполнении задач).

👉КОМПЕТЕНЦИИ. УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

• умеет планировать и распределять персонал по участкам склада;
• оказывает помощь новым сотрудникам;
• при необходимости делегирует свои полномочия подчиненным;
• помогает решать (при потребности) проблемы сотрудников.

👉КОМПЕТЕНЦИИ. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССАМИ

• контроль своевременности отгрузки заказов со склада;
• оптимальная организация рабочих мест сотрудников склада;
• быстрое решение операционных вопросов;
• умение расстановки приоритетов;
• выполнение персоналом своих обязанностей (в том числе санитарного состояния рабочих мест);
• контроль соблюдения инструкций по выполнению процессов.

👉КОМПЕТЕНЦИИ. УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ

• внесение предложений по улучшению процессов;
• самообучение + понимание планов развития подчиненного персонала;
• внедрение новых методов организации труда (персонала).

👉КОМПЕТЕНЦИИ. УПРАВЛЕНИЕ ЛИЧНЫМИ КАЧЕСТВАМИ

• своевременное выполнение поставленных задач;
• взятие ответственности за принятые решения;
• самоанализ правильных \ не правильных решений.

Из требований к должности могут "родиться" и индикаторы оценки старшего смены (числовые и не числовые):

🔅Управление персоналом

• не верная балансировка персонала между участками склада;
• отсутствие регулярных собраний \ планерок;
• отсутствие планов развития персонала;
• ошибки \ отсутствие делегирования.

🔅Управление процессами

• срыв отгрузки заказов;
• рабочие места не эффективны;
• ошибки в ведении документации;
• % замечаний по санитарному состоянию рабочих мест;
• % складского брака.

🔅Управление изменениями

• отсутствие предложений по изменениям процессов;
• отсутствие обучения (в периоде).

🔅Управление личными качествами

• задержка выполнения задач. без объективных причин.

Разделители товара (разделители ячеек)

 Каждый кто сталкивается с хранением мелкоштучного товара на складе, знают о проблеме перемешивания товара между соседними ячейками. Товар так и норовит переместиться не в свою ячейку и быть отобранным 😁

Для того, чтобы избежать этой проблемы, есть решения в виде разделителей ячеек. По сути разделитель ячейки это небольшая стена между разными ячейками.

На рынке представлены разделители ячеек из:

• пластика.
• металла.

По исполнению разделители могут быть, как сплошные, так и перфорированные.

С моей точки зрения, перфорированные разделители товара, являются наиболее оптимальным решением, так как:

• пропускают свет, не создавая тень внутри полки.
• более легкие (не несут дополнительную нагрузку на стеллаж).

Обосновать покупку разделителей, можно на основании статистики по частоте инцидентов отбора другого товара (не из заказа). К тому же разделение товара между ячейками, позволяет использовать полный объем ячейки для мелкоштучных товаров.

Разделение функций (у животных)

Свинья идет по дороге. 

Курица смотрит на неё и говорит: «А давай откроем ресторан!» 

Свинья смотрит на курицу и отвечает: «Хорошая идея, и как ты хочешь его назвать?» Курица думает и говорит: «Почему бы не назвать „Яичница с беконом“?». 

«Так не пойдет, — отвечает свинья, — ведь тогда мне придется полностью посвятить себя проекту, а ты будешь вовлечена только частично».

О классификаторе процессов замолвите слово

 Наверное одно из самых удачных открытий для меня, за последнее время. Наткнулся на русскоязычное описание классификатора APQC PCF. 

APQC PCF — это межотраслевая классификация бизнес-процессов (PCF — Process Classification Framework). Разработана Американским центром производительности и качества APQC (American Productivity & Quality Center). Классификация содержит 13 групп и пять уровней детализации бизнес-процессов. Для некоторых процессов определены метрики эффективности и формулы их расчета. 

Классификация APQC PCF позволяет:

• Проанализировать типовой перечень бизнес-процессов.
• Провести сравнительный анализ классификации с процессами своей компании (и попытаться сравнить себя с другими организациями).
• Определить, какие процессы стоит развивать, а в каких нет необходимости.
• Найти метрики, которые будет полезно контролировать в своих процессах.

Например, хотим проверить насколько выполняются процессы в компании, в части управления персоналом (обучение новичков и оценка производительности). Открываем блок "Персонал"

Развитие и поддержка сотрудников

Введение в курс и представление сотрудника

• Разработка/поддержка программы мероприятий для новых сотрудников
• Оценка эффективности программы мероприятий для новых сотрудников
• Исполнение программы мероприятий для новых сотрудников

Управление эффективностью работы сотрудника

• Определение показателей эффективности работы
• Рассмотрение, оценка и управление эффективностью работы сотрудника
• Оценка и пересмотр программы управления производительностью

👻 Если не можем придумать, как оценить показатели управления персонала, то открываем блок метрик и смотрим примеры:

• Затраты на персонал для операционных рабочих или офисного персонала в процентах от общих затрат на персонал бизнес-единицы (Затраты на персонал для всех оперативных работников / сотрудников офисного персонала / Затраты на персонал для всех сотрудников) * 100,0
• Затраты на персонал для высшего руководства или руководящих сотрудников в процентах от общих затрат на персонал предприятия (затраты на персонал для всех высших руководителей / руководящих сотрудников / затраты на персонал для всех сотрудников) * 100
• Доля сотрудников бизнес-единицы в возрасте 60 лет и старше (Количество сотрудников старше 60 лет / Количество сотрудников бизнес-единицы) * 100,0

Итого:

• есть классификатор процессов;
• есть метрики процессов;
• есть возможности оценить компания с точки зрения - какие процессы выполняются, а какие потеряны.

Классификатор доступен по ссылке 👉

Trello. Канбан-доска.

 

В рамках обучения, которое проходил, одно из практических заданий было - обучиться работе с системой управления Trello. Системы, подобные ей (имею в виду канбан доски), относительно часто встречаются в интернете. 

Что мне понравилось в Trello:

1. Простой интерфейс. Даже, не читая инструкцию, интуитивно понимаешь, как сделать доску и наполнить ее задачами.
2. Бесплатный доступ. Есть определенные ограничения, но для собственного использования, функций хватает более чем.
3. Удобная работа (как в любой доске, можно создать статусы и перетягивать между ними задачи).

Элементы, на основании которых построена Trello:

• доска (board) - рабочий экран со списками
• список (list) - вертикальные ряды для хранения карточек
• карточка (card) - форма для описания задач

В качестве практического задания, сделал доску, с тремя типами:

• не начато
• в работе
• готово

Количество типов, их название, можно самостоятельно увеличивать, например добавить новые типы:

• информация
• на паузе
• тестирование

Есть есть несколько команд, можно для каждой делать свою доску, например:

• доска "Клиенты"
• доска "Дизайн"
• доска "Маркетинг"
• доска "Разработка"

Перед началом работы - рекомендую ознакомиться с инструкция по Trello (ссылка)

Дополнительные "плюшки":

• Если хочешь, что получать уведомления об изменения в задачах - надо добавить себя в каждую задачу (тогда будут приходить электронные письма).
• Для быстроты работы можно использовать "горячие" кнопки.
• Trello может интегрироваться с облачными хранилищами, такими как Google Диск, Dropbox, OneDrive, Box.
• Trello поддерживает мобильную версию (на Android есть, проверял).
• Trello может интегрироваться со Slack.

E-commerce и упаковка товара

 С чем ассоциируется слова "E-commerce, склад, логистика"? 

Наиболее частая ассоциация с:

• заказы по 1-2 штуки товара;
• большое количество заказов;
• отдельный персонал для упаковки подобных заказов...

На рынок вышла упаковочная машина, которая позволяет оптимизировать процесс упаковки. Это автоматический упаковщик GS60D, который в основном выпускается для клиентов электронной коммерции

Упаковщик объединяет сканирование штрих-кода, печать на термобумаге, открытие и запечатывание полимерного конверта, автоматическую транспортировку, а также функцию взвешивания, доступную в соответствии с потребностями клиента. Упаковщик может быть подключен к ERP или WMS или другим системам, которые использует клиент.

ОСОБЕННОСТИ УПАКОВОЧНОЙ МАШИНЫ

• Нет ошибок. Экспресс-заказ, созданный системой и автоматически распечатанный и склеенный, без ручного вмешательства.
• Экономия затрат на рабочую силу. Всего один человек может упаковать 1000 мешков в час.
• Высокая безопасность. Предотвращает зажим, ожоги, операционную ошибку, безопасное обращение.
• Небольшая площадь, простота эксплуатации, высокая грузоподъемность

Спецификация на упаковочную машину доступна по ссылке.

Название товара, для упрощения рабочих процессов на складе

 Об описании товара небольшой очерк ("как товар ты назовешь, так он и поплывет по складу")

Небольшой кейс. Есть склад, который выполняет сборку товара по бумажным сборочным документам. В документе указывается ячейка \ наименование товара \ количество.

Проблема:

- поставщик товара указывает в накладной сокращенное наименование товара.

- наименование товара не раскрывает состава товара. 

- часть товаров маркированы иностранными этикетками (иногда плохо читается название товара на этикетке).

- персонал не англо \ немецко - и прочее - язычен.

- товар может быть многокомпонентым, например, "товар А состоит из коробки с основной частью изделения + остальные коробки с запчастями к товару А".

Определяем, что именно может небольшими затратами решить проблему:

№1 Наименование товара должно отображаться на языке, с которым работает персонал.

№2 Наименование товара должно максимально раскрывать составляющие товара.

№3 Для товаров, которые сложные в отборе (многокомпонентые, с особенностями упаковки), требуется накапливать статистику проблематики и давать подсказки для персонала.

Ищем способ решить проблему:

Вносим изменения в информационную систему

1. Добавляем новое поле описания товара "Описание товара №2". В поле указываем максимально подробное описание товара, например "Товар А + коробка 1 с запчастями + коробка №2 с инструкциями".

2. Добавляем новое поле подсказок для персонала. Поле является редактируемым для ответственного сотрудника склада, который будет добавлять подсказки для персонала. Например, "при отборе товара надо взять штуку из упаковки, обращать внимание на цвет". 

Назначаем ответственных

1. Сотрудник, который выполняет заведение карточек товара, должен вносить не только наименование из документа поставщика, но и добавлять второе наименование товара (понятное сотрудникам склада).

2. Ответственный сотрудник склада (чаще это сотрудник по рекламациям) должен добавлять, по мере необходимости, информацию - подсказки для товара (в созданное поле).

3. ИТ специалист должен добавить в печатную форму документа сведения из новых полей (второе название товара + подсказки для сотрудника склада); выбрать оптимальный размер шрифта, расположение текста.