Пример аудита склада

Прежде чем делать аудит - осмотритесь и поймите какие процессы существуют и описаны. Убедитесь, что на складе выполняются базовые вещи, необходимые для нормальное жизнедеятельности:

1. Все стадии рабочего процесса на складе регламентированы. У сотрудников есть чёткие инструкции. Нормативная документация разработана и внедрена ("Положение о складе"; регламенты, расписывающие процессы приёмки, перемещения, хранения, отпуска, возврата, комплектации, списания материальных ценностей; должностные инструкции для каждого работника склада; инструкции по охране труда и пожарной безопасности).

2. Назначены ответственные лица за технику безопасности и пожарную безопасность. Проводится регулярный инструктаж всех работников склада с фиксацией в соответствующем журнале.

3. Проводится аттестацию рабочих мест.

4. Техника и оборудование закреплены за конкретным сотрудником (индивидуальная ответственность многократно повысит срок службы оборудования). Сотрудники, работающие с техникой, должны проходить регулярное обучение.

6. С каждым работником заключен договор о полной материальной ответственности.

7. Проводятся постоянные мероприятия по препятствованию кражи товаров. Ведется учет нахождения посторонних на территории склада. Зоны отгрузки особенно тщательно контролируются (здесь происходит 90% краж).

8. Процедуры инвентаризации четко регламентированы. Полная инвентаризация проводится не менее чем 1 раз в год, периодическая - ежедневно. Результаты инвентаризации оформляются актом (с подписями ответственных сотрудников).

9. Складская территория покрыта камерами видеонаблюдения.

👉Затем, на основании проверки базовых вещей - сформируйте пункты аудита склада. Аудит может проводиться, как в еженедельном, так и в ежемесячном режиме. Не пытайтесь "глотать всего слона", сначала нарежьте слона на кусочки. Сделайте реестр процессов, которыми хотите охватить склад. Потом выберите наиболее "кричащие".

ПЕРСОНАЛ

1. Весь персонал одет в специальные жилетки?
2. Весь персонал одет в специальную защитную обувь?
3. У сотрудников склада достаточное количество ножей \ ручек?
4. Сотрудники соблюдают стандарты упаковки заказов?
5. Все сотрудники на рабочих местах согласно графика?

ТЕРРИТОРИЯ СКЛАДА

1. Территория склада чистая? Да / Нет
2. Мусорные баки не переполнены мусором?
3. Полы чистые?
4. Полы имеют следы разрушения \ повреждения? (выбоины, сколы)?

РАЗМЕТКА \ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СТЕНДЫ

1. Напольная разметка нанесена? Хорошо видна?
2. Информационная доска содержит актуальную информацию?

ПОЖАРНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ

1. Информация о пожарной безопасности размещена в полном объеме и на видном месте?
2. Система противопожарной безопасности исправна?
3. Информационные таблички "ВЫХОД" работают?
4. Электрические провода изолированы, не создают опасности для передвижения по складу?
5. Пожарные щиты не преграждены посторонними предметами?
6. Все осветительные приборы исправны?
7. Противопожарное оборудование находится в легком доступе?

СТЕЛЛАЖНАЯ СИСТЕМА

1. Все ряды пронумерованы для простого ориентирования на складе?
2. Все стеллажи пронумерованы для простого ориентирования на складе?
3. На стеллажах есть выступающие предметы, которые могут ранить персонал?
4. Все коробки на паллетах аккуратно размещены?
5. Проходы между стеллажами свободны?
6. Система хранения и стеллажи содержится в чистоте и порядке?

МЕДИЦИНА

1. Аптечки в наличии, укомплектованы, все препараты в пределах срока годности?
2. На входе в складе есть диспенсер для антисептика? Диспенсер заполнен?

ТЯЖЕЛАЯ ТЕХНИКА

1. Тяжелая техника (электроштабелеры, электротележки) исправны?
2. Тяжелая техника (электроштабелеры, электротележки) проходит регулярный технический осмотр?

БЕЗОПАСНОСТЬ ТОВАРА

1. Сигнализация (контроль доступа) исправна?
2. Система видеонаблюдения исправна?

👀Как указал в самом начале, это пример аудита и не является исчерпывающим. 

Например, пункт "Весь персонал одет в специальные жилетки?" может быть значительно расширен:

1. На складе есть достаточное количество (не менее 10 штук) жилеток для посетителей?

2. Гостевые жилетки имеют цвет, отличный от жилеток сотрудников склада?

3. Гостевые жилетки целые, без повреждений?

4. Гостевые жилетки чистые?

и так далее.

PS помните, что аудиты это не бюрократия. Аудиты позволяют Вам понять, в какой момент начинают происходить проблемы на складе.