Циклическая инвентаризация товара на складе

Циклическая инвентаризация - метод выборочной проверки товара путем сравнения системного и фактического количества товара, хранящегося на складе. 

Практически каждый склад, без исключения, задается вопросом "требуется ли проводить циклическую инвентаризацию" и если да, то как ее делать? 

Как правило, процесс циклической инвентаризации (далее ЦИ) реализован в wms системе и тогда возникают вопросы:

1. Существующие механизмы ЦИ реализованы в wms?
2. Какие ограничения имеет механизм ЦИ в wms?
3. Какие варианты ЦИ использует склад и что требуется внедрить в wms?

Давайте попробуем классифицировать виды ЦИ в wms:

1. Управление инвентаризацией:
1. Вариант 1 = wms формирует задачи на инвентаризацию.
2. Вариант 2 = оператор склада формирует задачи на ЦИ.
2. Отображение информации в терминале:
1. Вариант 1 = на экране терминала отображается информация о количестве товара, которое должно быть в ячейке.
2. Вариант 2 = на экране терминала не показывается количество товара.
3. Корректировка подсчетов:
1. Вариант 1 = сотрудник склада, который вводит информацию в терминал, может изменять остатки склада.
2. Вариант 2 = принятие решения об изменении остатка принимает администратор системы.
4. Управление маршрутом обхода:
1. Вариант 1 = сотрудник склада двигается по маршруту, который ему навязывает wms.
2. Вариант 2 = сотрудник склада самостоятельно принимает решения, к каким ячейкам подойти для выполнения ЦИ.
5. Плановость инвентаризаций:
1. Вариант 1 = wms позволяет формировать план - график инвентаризации товара \ групп товаров.
2. Вариант 2 = wms позволяет сгенерировать задачи только на основании данных от сотрудника склада.
3. Вариант 3 = wms генерирует задачи, на основании событий в системе (например, не нашли товар - сформировалось событие).

 

Рассмотрим более детально:

1 = Существующие механизмы ЦИ реализованы в wms

Типовой функционал wms, как правило, сводится к:

• ручное формирование задач на инвентаризацию (когда сотрудник склада создает задачи на определенные товары).
• автоматическое формирование задач на инвентаризацию (когда wms реагирует на происходящие события и создает самостоятельно задачи).

2 = Какие ограничения имеет механизм ЦИ в wms

Расхожая фраза "Дьявол в деталях", как нельзя кстати подходит к этому пункту. Примеры ограничений, из-за которых склад не может использовать ЦИ:

• wms сразу списывает товар с остатка склада;
• wms формирует задачи на инвентаризацию из специальных ячеек склада (например, из ячеек брака и т.п.);
• wms загружает задачи на терминал, не позволяя сортировать их (например, пеший сборщик получает задачи на инвентаризацию зоны паллетного хранения).
• wms не позволяет проводить инвентаризацию ячеек с товаром, пока они (ячейки) не будут заблокированы (нельзя будет размещать \ отбирать товар).
• на постоянный пересчет попадают товары, которые стоят меньше, чем стоимость времени персонала, выполняющего ЦИ (например, товар А стоит 10 центов, попадает каждый день в ЦИ; стоимость часа сотрудника, который выполняет ЦИ - 10 у.е. в час).
• ЦИ выполняется только с использованием терминала или только с использованием бумажного носителя.
• в задачи ЦИ нельзя указать причину отказа от выполнения задачи и\или выйти досрочно из задачи.

3 = Какие варианты ЦИ использует склад и что требуется внедрить в wms

В практике, наиболее часто, встречаются следующие виды:

• Проверка пустых ячеек. Данная ЦИ предполагает, что в wms хранится информация о состоянии ячейки (пустая \ занятая). Сотрудники склада проверяют пустые ячейки и при выявлении товара запускают процедуру поиска, откуда взялся данный товар.
• Проверка наиболее часто \ редко отгружаемых товаров. Данный механизм предполагает, что в справочнике товара есть настройка, позволяющая присвоить товару признак и частоту инвентаризации. Например, товар А относится к категории оборачиваемости С и инвентаризируется 1 раз в квартал.
• Проверка дорого товара. Данный механизм также опирается на то, что в справочнике товара есть признак стоимости, по которому можно настроить частоту инвентаризации. Например, товар В, стоящий 10000 у.е. инвентаризируется 1 раз в неделю.
• Инвентаризация товара, который не был доставлен клиенту. Такие задачи добавляются или в ручном режиме сотрудниками по рекламациям или могут загружаться из внешней системы (модулей рекламации).
• Разделение всего ассортимента товара на количество рабочих дней склада для ежедневной инвентаризации. Например, на складе хранится 1000 наименований, количество рабочих дней 251, т.е. 1000 / 251 = 4 наименования товара в день требуется пересчитать.
• Товары с отрицательной историей (например, товар который наиболее часто пропадает на складе, съедается, выпивается, теряется).

Как часто требуется проводить циклическую инвентаризацию товара?

Каждый склад определяет частоту проведения, исходя из:

• Количество наименований товара, хранящихся на складе.
• Наличие доступного персонала, для проведения ЦИ.
• Наличие оборудования (терминал или бумажный носитель) для пересчета.
• Возможности wms.
• Количество выполняемых операций на складе.

Из практики могу порекомендовать следующую частоту проведения ЦИ:

1. Ежедневно:
1. Проверка пустых ячеек.
2. Проверка товаров из списка годовой очередности (см. выше).
3. Проверка товаров, которые попали в список рекламаций (клиент получил больше или меньше товара).
4. Товары с отрицательной историей.
2. Еженедельно:
1. Проверка "дорогих" товаров.
2. Проверка редко-отгружаемых товаров (если они пропадут, должна быть возможность понять, когда они пропали со склада).

Хочу остановиться на таком ограничении wms, как "wms сразу списывает товар с остатка склада". В некоторых wms при проведении ЦИ, wms сразу выполняет списание товара с остатка склада. С моей точки зрения это не правильная схема. Более правильно, чтобы wms выполняла следующие механизмы:

• Не найденный товар перемещается в специальную ячейку склада, в которой накапливается информация об утерянном товаре.
• Если товар найдется в другой ячейке, сотрудник склада должен иметь возможность переместить найденный товар, из  ячейки потерь, в нужную ячейку склада.

👀 работу с ЦИ можно упростить, если добавить в терминал функцию "Последний товар". Как работает эта функция? При отборе последней штуки товара из ячейки, на терминале должен появиться вопрос "ячейка пустая". Если ячейка физически не пустая, то администратору должен прийти запрос на инвентаризацию.

Спасибо