Дата плановой \ предполагаемой отгрузки

В статье, которая была раньше, упоминал о таком параметре заказа, как дата предполагаемой отгрузки. Это дата \ время, к которой заказ должен быть доставлен покупателю. Чтобы понять логику параметра, требуется "заглянуть" во внутрь выполняющихся процессов. 

Например, есть некий заказ "А1". 

• Оператор подготовил заказ к обработке на складе 01.01.2021 в 12-00.
• Покупатель ожидает заказ 05.01.2021 в 09-00.

Смотрим на процессы находящиеся внутри данных дат:

• заказ надо подготовить к работе на складе.
• заказ надо собрать (отобрать товар из ячеек) и доставить в зону контроля.
• заказ надо проконтролировать (проверить, что заказанное количество товара соответствует фактически собранному).
• заказ надо упаковать и передать в зону экспедиции склада.
• заказ надо загрузить в машину.
• заказ надо доставить покупателю.

Если часть информации, из вышеперечисленной, уже известна, можно "размотать клубок" назад. Например:

• 05.01.2021 09-00: заказ должен быть передан покупателю.
• 05.01.2021 03-00: машина должна выехать со склада.
• 05.01.2021 01-00: заказ должен быть в зоне экспедиции склада.
• 04.01.2021 23-59: заказ должен быть упакован.
• 04.01.2021 23-00: заказ должен быть проконтролирован.
• 04.01.2021 18-00: заказ должен быть собран и находиться в зоне контроля.
• 04.01.2021 12-00: заказ должен быть передан на склад, подготовлен к работе и быть доступен сборщику склада.

Имея известные временные параметры (время сборки, время контроля и упаковки, время доставки), можно ввести в заказ такой параметр, как "Дата плановой \ предполагаемой отгрузки", показывающий складу к которому времени заказ должен быть обработан складом.

Или, сделать несколько параметров, для каждого звена склада:

• Планируемая дата\время окончания сборки
• Планируемая дата\время окончания контроля
• Планируемая дата\время передачи в экспедицию. 

Что мы можем получить взамен 👆:

1. Участники обработки заказов (сборщики, контролеры) будут понимать точную дату \ время, в которой заказ должен быть обработан.

2. Менеджеры (например, старшие смены) смогут контролировать отклонения в обработке заказов (какие заказы выдать раньше в сборку, какие отложить).

3. Аналитика. Контроль отклонений, как в общем, так и на конкретных этапах.

Интернет и KPI работы склада

В очередной раз выражу восхищение интернетом и рядом авторов статей, которые не утруждают себя, а занимаются копированием чужих статей.

Одна из статей, попавшихся на глаза 👀 была посвящена КПИ клиентского сервиса. Формула КПИ = плановое количество заказов \ фактически обработанное количество заказов.

И не поспоришь. Все просто. Берешь одно значение и делишь на второе значение. Получаешь процент.

Например, 

• планируется отгрузить 100 заказов
• фактически было отгружено 60 заказов

КПИ = ((100 - 60) * 100) / 100 = 40%

Утром, в хорошем настроении, бежишь на работу, открываешь wms и ... начинаешь думать:

• как понять плановое количество?
• считать ли заказы, которые собрала ночная смена (в ночь с даты 1 на дату 2), как обработанными?

Плановое количество. У заказа может быть:

• дата создания заказа.
• дата попадания заказа в wms (если заказ передается из ERP).

И, у заказа может не быть параметра, к которой дате\времени должен быть обработан заказ.

Склады могут работать по принципу:

• все, что попало на склад до 15-00, должно быть собрано и отгружено в этот же день.
• все, что попало на склад после 15-00, должно быть собрано и отгружено на следующий день, до 09-00.

В этом случае мы все равно попадаем на условное разделение До \ После, которое надо обработать в отчете.

А о "Дате предполагаемой отгрузки" читаем в другой статье.

В рамках статьи про компетенции старшего смены, решил добавить вариант оценки соискателей на должность.

👀Как оценить способности по планированию старшего смены? Просить посчитать в столбик умножение \ деление? Как-бы для не солидно.

👉Рассмотрите вариант сделать простые тесты для старших смены, основанные на реальном планировании. С одной стороны можно будет оценить логику принятия решений, с другой стороны проверить математические способности.

Приведу пример из практики.

Задача №1 Определение количества персонала для выполнения обработки заказов.

Условие: завтра на склад планируется отправить 1000 заказов (все заказы стандартные, по 1 штуке товара одинакового веса и размера). Заказы требуется собрать до 21-00 (склад работает с 09-00 до 21-00).

Известно, что сотрудник собирающий заказ, работает со скоростью: один заказ отбирает за 15 минут.

Задание: требуется рассчитать количество сборщиков склада для обработки 1000 заказов.

Задача №2 Определение количества персонала для выполнения обработки заказов.

Условие: завтра на склад планируется отправить 1000 заказов (все заказы стандартные, по 1 штуке товара одинакового веса и размера). Заказы требуется собрать до 21-00 (склад работает с 09-00 до 21-00).

У сотрудников склада есть один основной перерыв (с 13-00 до 14-00) и каждые три часа перерывы по 15 минут (с 11-45 до 12-00; с 14-45 до 15-00; с 17-45 до 18-00).

Известно, что сотрудник собирающий заказ, работает со скоростью: один заказ отбирает за 15 минут.

Задание: требуется рассчитать количество сборщиков склада для обработки 1000 заказов.

Задача №3 Определение максимальной нагрузки на склад.

Условие: на складе работает 65 сборщиков, каждый из которых работает со средней скоростью = 5 заказов за 60 минут. Склад работает с 09-00 до 21-00.

Задание: требуется рассчитать количество заказов, которые сборщики смогут собрать в период с 09-00 до 19-00 (у сотрудников склада есть один основной перерыв (с 13-00 до 14-00) и каждые три часа перерывы по 15 минут (с 11-45 до 12-00; с 14-45 до 15-00; с 17-45 до 18-00).

👵На решение задачи требуется отвести определенное время (например, 10 минут на задачу).

Во время решения соискатели могут разделиться на 3 группы:

• кто-то просто решит задачу, без лишних вопросов.
• кто-то будет философствовать, уточняя вопросы, которые не влияют на решение задачи.
• кто-то положит ручку и уйдет досрочно.

В целом, Вам, как руководителю, решать - нужен ли старший смены, который не может выполнять простое планирование.

Возможно Вам пригодится данный опыт 💪💪💪.

Компетенции старшего смены склада

 У каждого руководителя склада есть "звездный" облик старшего смены. Не стал исключением и я, сформировав "портрет" такого менеджера 👵.

👆ТРЕБОВАНИЯ К ДОЛЖНОСТИ

• Стаж работы от 2-х лет в логистике.
• Образование: высшее.
• Профессиональные качества:
• Коммуникабельность.
• Умение работать с персоналом (вовлечение, организация).
• Работа с компьютером.
• Знание принципов складской работы.

👆ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ

• Организация работы персонала (смены).
• Обеспечение выполнения заказов:
• Оперативное управление персоналом (отслеживание простоев, перемещение персонала между зонами).
• Обеспечение ТМЦ (расходные материалы; ножи \ ручки - персонал смены).

👆КОМПЕТЕНЦИИ

• Управление персоналом (рациональное использование ресурсов; изменение поведения сотрудников).
• Управление процессом (эффективное управление процессом обработки заказов).
• Управление изменениями (формирование и вынесение новых изменений, оптимизации процессов).
• Ответственность (гибкость и ответственность в выполнении задач).

👉КОМПЕТЕНЦИИ. УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

• умеет планировать и распределять персонал по участкам склада;
• оказывает помощь новым сотрудникам;
• при необходимости делегирует свои полномочия подчиненным;
• помогает решать (при потребности) проблемы сотрудников.

👉КОМПЕТЕНЦИИ. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССАМИ

• контроль своевременности отгрузки заказов со склада;
• оптимальная организация рабочих мест сотрудников склада;
• быстрое решение операционных вопросов;
• умение расстановки приоритетов;
• выполнение персоналом своих обязанностей (в том числе санитарного состояния рабочих мест);
• контроль соблюдения инструкций по выполнению процессов.

👉КОМПЕТЕНЦИИ. УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ

• внесение предложений по улучшению процессов;
• самообучение + понимание планов развития подчиненного персонала;
• внедрение новых методов организации труда (персонала).

👉КОМПЕТЕНЦИИ. УПРАВЛЕНИЕ ЛИЧНЫМИ КАЧЕСТВАМИ

• своевременное выполнение поставленных задач;
• взятие ответственности за принятые решения;
• самоанализ правильных \ не правильных решений.

Из требований к должности могут "родиться" и индикаторы оценки старшего смены (числовые и не числовые):

🔅Управление персоналом

• не верная балансировка персонала между участками склада;
• отсутствие регулярных собраний \ планерок;
• отсутствие планов развития персонала;
• ошибки \ отсутствие делегирования.

🔅Управление процессами

• срыв отгрузки заказов;
• рабочие места не эффективны;
• ошибки в ведении документации;
• % замечаний по санитарному состоянию рабочих мест;
• % складского брака.

🔅Управление изменениями

• отсутствие предложений по изменениям процессов;
• отсутствие обучения (в периоде).

🔅Управление личными качествами

• задержка выполнения задач. без объективных причин.

Разделители товара (разделители ячеек)

 Каждый кто сталкивается с хранением мелкоштучного товара на складе, знают о проблеме перемешивания товара между соседними ячейками. Товар так и норовит переместиться не в свою ячейку и быть отобранным 😁

Для того, чтобы избежать этой проблемы, есть решения в виде разделителей ячеек. По сути разделитель ячейки это небольшая стена между разными ячейками.

На рынке представлены разделители ячеек из:

• пластика.
• металла.

По исполнению разделители могут быть, как сплошные, так и перфорированные.

С моей точки зрения, перфорированные разделители товара, являются наиболее оптимальным решением, так как:

• пропускают свет, не создавая тень внутри полки.
• более легкие (не несут дополнительную нагрузку на стеллаж).

Обосновать покупку разделителей, можно на основании статистики по частоте инцидентов отбора другого товара (не из заказа). К тому же разделение товара между ячейками, позволяет использовать полный объем ячейки для мелкоштучных товаров.

Разделение функций (у животных)

Свинья идет по дороге. 

Курица смотрит на неё и говорит: «А давай откроем ресторан!» 

Свинья смотрит на курицу и отвечает: «Хорошая идея, и как ты хочешь его назвать?» Курица думает и говорит: «Почему бы не назвать „Яичница с беконом“?». 

«Так не пойдет, — отвечает свинья, — ведь тогда мне придется полностью посвятить себя проекту, а ты будешь вовлечена только частично».

О классификаторе процессов замолвите слово

 Наверное одно из самых удачных открытий для меня, за последнее время. Наткнулся на русскоязычное описание классификатора APQC PCF. 

APQC PCF — это межотраслевая классификация бизнес-процессов (PCF — Process Classification Framework). Разработана Американским центром производительности и качества APQC (American Productivity & Quality Center). Классификация содержит 13 групп и пять уровней детализации бизнес-процессов. Для некоторых процессов определены метрики эффективности и формулы их расчета. 

Классификация APQC PCF позволяет:

• Проанализировать типовой перечень бизнес-процессов.
• Провести сравнительный анализ классификации с процессами своей компании (и попытаться сравнить себя с другими организациями).
• Определить, какие процессы стоит развивать, а в каких нет необходимости.
• Найти метрики, которые будет полезно контролировать в своих процессах.

Например, хотим проверить насколько выполняются процессы в компании, в части управления персоналом (обучение новичков и оценка производительности). Открываем блок "Персонал"

Развитие и поддержка сотрудников

Введение в курс и представление сотрудника

• Разработка/поддержка программы мероприятий для новых сотрудников
• Оценка эффективности программы мероприятий для новых сотрудников
• Исполнение программы мероприятий для новых сотрудников

Управление эффективностью работы сотрудника

• Определение показателей эффективности работы
• Рассмотрение, оценка и управление эффективностью работы сотрудника
• Оценка и пересмотр программы управления производительностью

👻 Если не можем придумать, как оценить показатели управления персонала, то открываем блок метрик и смотрим примеры:

• Затраты на персонал для операционных рабочих или офисного персонала в процентах от общих затрат на персонал бизнес-единицы (Затраты на персонал для всех оперативных работников / сотрудников офисного персонала / Затраты на персонал для всех сотрудников) * 100,0
• Затраты на персонал для высшего руководства или руководящих сотрудников в процентах от общих затрат на персонал предприятия (затраты на персонал для всех высших руководителей / руководящих сотрудников / затраты на персонал для всех сотрудников) * 100
• Доля сотрудников бизнес-единицы в возрасте 60 лет и старше (Количество сотрудников старше 60 лет / Количество сотрудников бизнес-единицы) * 100,0

Итого:

• есть классификатор процессов;
• есть метрики процессов;
• есть возможности оценить компания с точки зрения - какие процессы выполняются, а какие потеряны.

Классификатор доступен по ссылке 👉

Trello. Канбан-доска.

 

В рамках обучения, которое проходил, одно из практических заданий было - обучиться работе с системой управления Trello. Системы, подобные ей (имею в виду канбан доски), относительно часто встречаются в интернете. 

Что мне понравилось в Trello:

1. Простой интерфейс. Даже, не читая инструкцию, интуитивно понимаешь, как сделать доску и наполнить ее задачами.
2. Бесплатный доступ. Есть определенные ограничения, но для собственного использования, функций хватает более чем.
3. Удобная работа (как в любой доске, можно создать статусы и перетягивать между ними задачи).

Элементы, на основании которых построена Trello:

• доска (board) - рабочий экран со списками
• список (list) - вертикальные ряды для хранения карточек
• карточка (card) - форма для описания задач

В качестве практического задания, сделал доску, с тремя типами:

• не начато
• в работе
• готово

Количество типов, их название, можно самостоятельно увеличивать, например добавить новые типы:

• информация
• на паузе
• тестирование

Есть есть несколько команд, можно для каждой делать свою доску, например:

• доска "Клиенты"
• доска "Дизайн"
• доска "Маркетинг"
• доска "Разработка"

Перед началом работы - рекомендую ознакомиться с инструкция по Trello (ссылка)

Дополнительные "плюшки":

• Если хочешь, что получать уведомления об изменения в задачах - надо добавить себя в каждую задачу (тогда будут приходить электронные письма).
• Для быстроты работы можно использовать "горячие" кнопки.
• Trello может интегрироваться с облачными хранилищами, такими как Google Диск, Dropbox, OneDrive, Box.
• Trello поддерживает мобильную версию (на Android есть, проверял).
• Trello может интегрироваться со Slack.

E-commerce и упаковка товара

 С чем ассоциируется слова "E-commerce, склад, логистика"? 

Наиболее частая ассоциация с:

• заказы по 1-2 штуки товара;
• большое количество заказов;
• отдельный персонал для упаковки подобных заказов...

На рынок вышла упаковочная машина, которая позволяет оптимизировать процесс упаковки. Это автоматический упаковщик GS60D, который в основном выпускается для клиентов электронной коммерции

Упаковщик объединяет сканирование штрих-кода, печать на термобумаге, открытие и запечатывание полимерного конверта, автоматическую транспортировку, а также функцию взвешивания, доступную в соответствии с потребностями клиента. Упаковщик может быть подключен к ERP или WMS или другим системам, которые использует клиент.

ОСОБЕННОСТИ УПАКОВОЧНОЙ МАШИНЫ

• Нет ошибок. Экспресс-заказ, созданный системой и автоматически распечатанный и склеенный, без ручного вмешательства.
• Экономия затрат на рабочую силу. Всего один человек может упаковать 1000 мешков в час.
• Высокая безопасность. Предотвращает зажим, ожоги, операционную ошибку, безопасное обращение.
• Небольшая площадь, простота эксплуатации, высокая грузоподъемность

Спецификация на упаковочную машину доступна по ссылке.

Название товара, для упрощения рабочих процессов на складе

 Об описании товара небольшой очерк ("как товар ты назовешь, так он и поплывет по складу")

Небольшой кейс. Есть склад, который выполняет сборку товара по бумажным сборочным документам. В документе указывается ячейка \ наименование товара \ количество.

Проблема:

- поставщик товара указывает в накладной сокращенное наименование товара.

- наименование товара не раскрывает состава товара. 

- часть товаров маркированы иностранными этикетками (иногда плохо читается название товара на этикетке).

- персонал не англо \ немецко - и прочее - язычен.

- товар может быть многокомпонентым, например, "товар А состоит из коробки с основной частью изделения + остальные коробки с запчастями к товару А".

Определяем, что именно может небольшими затратами решить проблему:

№1 Наименование товара должно отображаться на языке, с которым работает персонал.

№2 Наименование товара должно максимально раскрывать составляющие товара.

№3 Для товаров, которые сложные в отборе (многокомпонентые, с особенностями упаковки), требуется накапливать статистику проблематики и давать подсказки для персонала.

Ищем способ решить проблему:

Вносим изменения в информационную систему

1. Добавляем новое поле описания товара "Описание товара №2". В поле указываем максимально подробное описание товара, например "Товар А + коробка 1 с запчастями + коробка №2 с инструкциями".

2. Добавляем новое поле подсказок для персонала. Поле является редактируемым для ответственного сотрудника склада, который будет добавлять подсказки для персонала. Например, "при отборе товара надо взять штуку из упаковки, обращать внимание на цвет". 

Назначаем ответственных

1. Сотрудник, который выполняет заведение карточек товара, должен вносить не только наименование из документа поставщика, но и добавлять второе наименование товара (понятное сотрудникам склада).

2. Ответственный сотрудник склада (чаще это сотрудник по рекламациям) должен добавлять, по мере необходимости, информацию - подсказки для товара (в созданное поле).

3. ИТ специалист должен добавить в печатную форму документа сведения из новых полей (второе название товара + подсказки для сотрудника склада); выбрать оптимальный размер шрифта, расположение текста.